Einrichtung der Funktion E-Mail zu Vorgang

Einrichtung der Funktion E-Mail zu Vorgang

Nachfolgend wird Ihnen gezeigt, wie Sie mithilfe von main10 E-Mails von jedem E-Mail-Konto abrufen und direkt in Vorgänge umwandeln können.

Hierzu müssen verschiedene Konfiguration in den Einstellungen in Ihrer main10-Umgebung durchgeführt werden. 

Öffnen Sie dazu den Bereich "Einstellungen" im Profilmenü.

Auf der folgenden Seite finden Sie verschiedene Kacheln mit den entsprechenden Optionen. Klicken Sie auf die Kachel "E-Mail zu Vorgang", um die entsprechenden Einstellungen vorzunehmen.

Die Einstellungen sind in zwei Abschnitte unterteilt: Inhalte eines generierten Vorgangs und Konfiguration des anzubindenden E-Mail-Kontos.

Beginnen Sie mit den Einstellungen für das E-Mail-Konto, indem Sie auf den Reiter „Servereinstellungen“ klicken. Dort können Sie ein neues Konto hinzufügen, indem Sie auf das Plus-Symbol klicken. Je nach Kontotyp stehen Ihnen unterschiedliche Felder zur Verfügung.

POP3-Kontotyp

Beim klassischen POP3-Konto geben Sie folgende Informationen ein: Name, Mail-Server, Benutzername, Passwort, Portnummer
Wenn Sie eine verschlüsselte Verbindung nutzen möchten, aktivieren Sie bitte die Option „SSL verwenden“. Diese Einstellungen ermöglichen den Abruf eingehender E-Mails über einen externen Mailserver.


Microsoft 365-Kontotyp

Zudem haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, ein Microsoft 365-Konto anzubinden. Dadurch können E-Mails direkt von einem Microsoft-Account abgerufen und automatisch als Vorgänge verarbeitet werden. Für die Einrichtung sind vorab Konfigurationen in Ihrem Microsoft-365-Mandanten notwendig, um den Zugriff über die Anwendung zu erlauben. Anschließend tragen Sie folgende Informationen ein:

  • Name, lient ID, Client Secret, Benutzername, Tenant ID (aus Microsoft Entra)


Nachdem Sie die E-Mail-Einstellungen aktiviert haben, werden die E-Mails für dieses Konto abgerufen und die Einstellungen gespeichert.

Das System ist nun bereit, E-Mails aus dem angegebenen E-Mail-Konto zu übernehmen.

Im zweiten Schritt konfigurieren wir, wie ein neuer Vorgang basierend auf einer übernommenen E-Mail erstellt werden soll. Dabei werden der Betreff und der Text einer E-Mail in den entsprechenden Bereich eines Vorgangs übernommen. Dateianhänge werden ebenfalls in main10 gespeichert und dem Vorgang zugeordnet.

Zusätzlich können Sie weitere Informationen wie Quelle, Status, Priorität und Klasse festlegen. Abschließend geben Sie an, wann der neue Vorgang starten und enden soll. Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurden, können Sie diese speichern. 

Ein Bild, das Text, Screenshot, Zahl, Schrift enthält.Automatisch generierte Beschreibung

Die Funktion ist nun einsatzbereit, und Sie können eine erste Nachricht an das E-Mail-Konto senden. Diese Nachricht wird dann von main10 abgerufen und als neuer Vorgang in Ihrer Umgebung abgelegt. Bitte seien Sie nicht überrascht, wenn Ihr neuer Vorgang nicht unmittelbar nach dem Versenden einer E-Mail angezeigt wird. Abhängig vom E-Mail-Dienst kann der Versand einige Minuten dauern. Außerdem werden neue E-Mails von main10 alle 5 Minuten abgerufen.

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